神奈川県川崎市で建設業を営む企業様より、「会計ソフトは導入しているものの、入力方法や確認の仕方が分からず、十分に活用できていない」というご相談をいただきました。経理担当者ごとに操作方法が異なり、数字の確認にも時間がかかっていた状況でした。
会計ソフトを導入していても、入力するだけの状態になっていた
事業規模の拡大に合わせて会計ソフトも導入していましたが、経営者様が感じていたのは、「導入しただけで、実際にはうまく使えていない」という課題でした。
日々の売上や経費を会計ソフトへ入力していましたが、入力方法が担当者ごとに異なり、勘定科目の選び方や処理のタイミングも統一されていませんでした。
そのため、次のような状況が発生していました。
- 同じ内容の支出でも処理方法が異なる
- 入力した数字が正しいか確認するのに時間がかかる
- 月次の数字がなかなか確定しない
- 会計ソフトの便利な機能を使えていない
- 経営者自身がどこを見ればよいか分からない
建設業では、材料費、外注費、車両費、現場ごとの経費など、多くの取引が発生します。
さらに、工事によって入金時期や支払い時期も異なるため、会計データが整理されていなければ、会社の状況を正確に把握しづらくなります。
経理担当者は毎月入力作業を行っていましたが、処理に迷う取引があるたびに作業が止まり、月末や決算前にまとめて確認することが増えていました。
経営者様も試算表を受け取ってはいたものの、「どこを見れば現在の利益や資金状況が分かるのか」が明確ではなく、会計ソフトが経営判断に役立っていませんでした。
また、会計ソフトを使っていることで「経理はある程度整っている」と考えていましたが、実際にはソフトを導入しただけで、社内の運用方法までは整理されていなかったのです。
「せっかく導入している会計ソフトを、もっと効率的に使えるようにしたい」というご希望から、運用支援に強い税理士事務所の紹介をご依頼いただきました。
入力ルールを統一し、会計ソフトを経営管理にも活用できる体制へ
会計ソフトの導入・運用支援や建設業の経理改善を得意とする税理士事務所をご紹介しました。
この税理士事務所では、単にソフトの操作方法を説明するだけではなく、会社の経理業務に合わせて「どのように使えば負担を減らせるか」を整理することを重視しています。
ご紹介後、現在どのような入力を行っているのか、担当者ごとの処理方法を確認しました。
そのうえで、次のような改善を進めました。
- よく発生する取引の入力ルールを統一
- 勘定科目の使い分けを整理
- 銀行口座やカードとの連携方法を見直し
- 毎月の入力・確認スケジュールを設定
- 月次確認で見るべき数字を明確化
- 判断に迷う取引を税理士へ確認できる体制を整備
特に効果があったのは、日常的に発生する取引をパターン化したことです。
毎回ゼロから判断する必要がなくなり、経理担当者が迷う時間が減りました。
また、入力ルールが統一されたことで、数字の確認や修正も行いやすくなり、月次の集計も以前より早く進められるようになりました。
経営者様には、会計ソフト上で確認すべき項目についても説明を行い、売上だけではなく、利益や経費、資金残高などを見る習慣を整えていきました。
まとめ
会計ソフトは、導入しただけで経理が効率化するわけではありません。入力ルールや確認方法が曖昧なままでは、担当者ごとの処理にばらつきが生まれ、かえって確認作業が増えることもあります。
今回の事例では、会計ソフトの運用支援に強い税理士事務所をご紹介したことで、入力方法や確認手順を統一し、月次の数字を早く把握できる体制を整えることができました。
自社に合った運用方法を税理士と一緒に整理することで、会計ソフトは記帳のためだけではなく、業務効率化や経営判断を支える便利なツールとして活用できるようになります。