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神奈川県鎌倉市でデザイン業を営む事業主様より、「日中は制作や打ち合わせに追われ、経理作業が毎晩遅い時間まで続いている」というご相談をいただきました。請求書作成や領収書整理、記帳をすべて一人で抱え、本業以外の負担が大きくなっていた状況でした。
本業が終わった後に経理を行い、深夜まで作業する状態が続いていた
継続案件や紹介による依頼も増え、安定した事業を続けていましたが、仕事が増えるほど大きくなっていたのが経理業務の負担でした。
日中のほとんどを制作やクライアントとの打ち合わせに使っているため、請求書作成や領収書整理、会計ソフトへの入力などは、すべて本業が終わってから対応していました。
具体的には、次のような状況でした。
- 請求書を夜間にまとめて作成している
- 領収書やレシートの整理が後回しになる
- 会計ソフトへの入力を数週間分まとめて行う
- 入金確認に時間がかかる
- 経費の判断に迷うたびに作業が止まる
デザイン業では、制作作業そのものに集中力が必要です。
納期が重なる時期には夜まで制作を続け、その後に経理作業を始めることもあり、気づけば深夜までパソコンに向かっている日が増えていました。
疲れた状態で入力作業をすることで、確認漏れや入力ミスがないか気になり、同じ内容を何度も確認してしまうこともあったそうです。
休日にまとめて処理しようとしても、制作案件が入ればさらに後回しになり、経理業務が常に頭に残っている状態でした。
事業自体は順調でも、働く時間が長くなり続ければ、長期的に無理が生じる可能性があります。
「本業に集中する時間と休む時間を確保したい」というご希望から、フリーランスの経理支援に強い税理士事務所をご紹介することになりました。
経理業務を整理し、短時間で無理なく対応できる体制へ
個人事業主やフリーランスの経理効率化、自計化支援を得意とする税理士事務所をご紹介しました。
この税理士事務所では、経理を難しく考えるのではなく、事業主様が本業を続けながら無理なく管理できる方法を整えることを重視しています。
ご紹介後、どのように請求書や領収書を管理し、会計入力を行っているのかを確認しました。
そのうえで、次のような改善を進めました。
- 請求書作成の方法を統一
- 領収書を溜め込まない管理方法へ変更
- 事業用口座やクレジットカードを整理
- 会計ソフトとの連携を活用
- よく使う経費の処理方法をパターン化
- 不明点をまとめて税理士へ確認できる体制を構築
毎回手入力していた作業を減らし、「自分で行う作業」と「税理士へ確認する作業」を明確に分けたことが大きなポイントでした。
それまでは一つの経費について迷うと、その場で調べ続けて時間を使っていましたが、判断に迷うものはまとめて確認する方法へ変更しました。
また、経理作業を数週間分まとめて行うのではなく、短時間で定期的に確認する流れへ変えたことで、深夜まで作業を続けることも減っていきました。
「夜遅くまで経理をする日が減った」「経理に対する心理的な負担が軽くなった」「制作に集中できる時間が増えた」といった感想もいただきました。
経理のすべてを自分一人で抱え込むのではなく、専門家と役割を分けながら効率的に進められるようになったことが、今回の大きな改善につながりました。
まとめ
フリーランスは本業だけでなく、請求書作成や記帳、領収書整理などの事務作業も自分で行う必要があるため、仕事が増えるほど経理の負担も大きくなりがちです。
今回の事例では、フリーランスの経理効率化に強い税理士事務所をご紹介したことで、経理作業の流れを整理し、深夜まで事務作業を続ける状態から改善することができました。
経理はすべてを一人で抱える必要はありません。専門家と相談しながら作業方法や役割分担を見直すことで、本業に集中する時間や休息の時間を確保し、無理のない形で事業を続けやすくなります。
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元原稿の「請求書や領収書を管理し、会計入力を行っているのかを確認し」は文意が通りにくかったため、「どのように」を補い、雛形の流れに合わせて「そのうえで、次のような改善を進めました。」と2文に分けています。