東京都墨田区でEC事業を営む企業様より、「売上や注文数が増える一方で、経理や請求管理などのバックオフィス業務が追いつかなくなっている」というご相談をいただきました。日々の事務作業が増え、経営者様や担当者の負担が大きくなっていた状況でした。
売上拡大に対して、経理や事務の仕組みが追いついていなかった
広告施策や商品ラインナップの拡充によって注文数も増え、売上は順調に推移していましたが、その一方でバックオフィス業務の負担が急速に大きくなっていました。
次のような課題が生じていました。
- 売上データの集計に時間がかかる
- 入金確認と注文情報の照合を手作業で行っている
- 経費精算や請求書処理が後回しになる
- 複数の販売チャネルの数字をまとめるのが大変
- 経営者様自身が細かな確認作業を行っている
EC事業では、売上が増えるほど注文件数や決済件数も増えます。
さらに、モールや自社サイトなど複数の販売チャネルを利用している場合、それぞれの売上や手数料、入金時期を確認する必要があります。
以前は手作業で対応できていた業務が、事業拡大によって大きな負担へと変わっていました。
経理担当者だけでは処理しきれず、経営者様が夜間や休日に数字を確認することも増えていたそうです。
また、処理に時間がかかることで月次の数字がまとまるのも遅く、売上は伸びているものの、「実際にどれくらい利益が残っているのか」をすぐに確認できない状態でした。
このままさらに注文数が増えれば、バックオフィス業務が事業成長の妨げになる可能性もあります。
「これからの成長を考えると、今のうちに経理や事務の仕組みそのものを見直したい」というご希望から、業務効率化に強い税理士事務所の紹介をご依頼いただきました。
業務フローを整理し、事業拡大にも対応できるバックオフィスへ
EC事業の経理支援やバックオフィス業務の効率化を得意とする税理士事務所をご紹介しました。
この税理士事務所では、現在の経理処理だけを見るのではなく、今後事業規模が大きくなっても無理なく運用できる仕組みを作ることを重視しています。
ご紹介後、次のような改善を進めていくこととなりました。
- 売上データの集計方法を見直し
- 販売チャネルごとの処理ルールを統一
- 銀行口座やカードと会計ソフトの連携を整理
- 請求書や領収書の管理方法を統一
- 経理担当者と経営者様の役割を明確化
- 月次の締め日と確認スケジュールを設定
それまで手作業で行っていた業務を洗い出し、必要以上に人の確認を挟んでいた部分を見直したことが大きな改善ポイントでした。
毎月繰り返している処理についてはルールを統一し、会計ソフトや既存システムを活用しながら、できるだけ効率よく進められる流れへ変更しました。
また、経営者様しか判断できない業務と、担当者に任せられる業務を分けたことで、経営者様が日常的な細かな処理に時間を取られる場面も減っていきました。
月次の数字がまとまるまでの流れも整理されたことで、以前より早いタイミングで売上や利益を確認できるようになっています。
事業拡大に合わせてバックオフィスを見直したことで、売上の成長を事務作業が妨げることなく、次の成長に備えられる体制へと変わりました。
まとめ
事業が順調に拡大していても、経理や請求管理などのバックオフィス体制が以前のままでは、業務負担が増え、成長の妨げになることがあります。特にEC事業では、注文数や販売チャネルの増加に合わせて事務処理も複雑になりやすいため、早い段階で仕組みを見直すことが重要です。
今回の事例では、業務効率化に強い税理士事務所をご紹介したことで、経理や売上管理の流れを整理し、事業拡大にも対応しやすい体制を整えることができました。
バックオフィスを会社の成長に合わせて整備することで、経営者や担当者の負担を減らし、本来注力すべき販売戦略や事業拡大に時間を使いやすくなります。