最近話題になっているクラウド会計ソフトは、初期費用なしで導入することができることから、とくに熟慮することなく安易に導入してしまう企業が増えています。しかしながら向いている企業規模や導入に際しての注意点など心得ておくべきことがたくさんあります。
今回は、クラウド会計ソフトを活用して経理業務を効率化したり、コストを削減したい方々のために、クラウド会計ソフト導入の注意点についてご紹介していきたいと思います。
１、税理士や会計事務所がクラウド会計ソフトの導入をサポートしてくれているか?
残念なことに、クラウド会計ソフトのスピードについていけない税理士や会計事務所がまだまだたくさんあるのが実情で、クラウド会計ソフトの使用を嫌がる事務所が多くあります。クラウド会計ソフトの提供会社は、クラウド会計ソフトに対応することができる税理士・会計事務所を紹介する無料サービスを実施していますので、クラウド会計ソフトに対応してくれる税理士・会計事務所に変更することも視野に入れて、クラウド会計ソフトの導入を検討すべきであると言えます。
２、クラウド会計ソフトが対応している銀行口座の準備はできているか?
最大の特徴であるクラウド連携を最大限に活かしていくためには、クラウド会計ソフトが対応している銀行口座を用意し、自動的にデータを取り込むことができるように準備しておいた方が良いでしょう。現金取引が中心でレシートを毎日手入力していることが多い場合には、なるべくクレジットカードを利用するなどの工夫をることも必要になります。また現金・小切手や手形などの取引が多い場合には、メリットを最大限に活かすことができなくなる可能性が高くなります。
３、自社の業務で使っている他社クラウドサービスはあるか?
小売店などの店舗ではPOSを使って売上計上しているケースがあるかと思われますが、タブレットPOSなどのクラウド型を利用している場合には、クラウド会計ソフトがタブレットPOSの自動取り込みに対しているかどうか確認しておく必要があります。これはヘルプページなどで確認することができます。
タブレットPOSや「flam」などのクラウド型販売管理システムと自動連携できるサービスが増加していますが、基本的にパッケージ型の製品とは自動連携することができませんので注意する必要があります。
４、インターネットに会計帳簿を置くこと自体で許されるか?
当然のことながら、会社のデータをクラウド上に置くことになりますので、パスワードの設定を複雑にするなど最低限セキュリティ対策を行うことが必要不可欠となります。また
自社の社外秘のデータがセキュリティで万全に保護されているとはいえ、インターネット上に置くことが自社の管理ポリシーとして問題がないかどうかを確認しておきましょう。
５、データの移行可能かどうか?
従来別のサービスやソフトを利用している場合には、既存データの取り込みが容易であるかどうかを確認しましょう。ソフト間の移行も各社充実していますのでそれほど難しくありませんが、CSVファイルの編集が必要になるケースがありますので注意が必要です。