岡山県倉敷市で製造業を営む企業様より、税務対応が特定の担当者任せになっており、全体の流れを把握できていないというご相談をいただきました。
担当者任せの状態が続き、業務の全体像が見えていなかった
部品加工を中心とした事業を展開し、地域企業との安定した取引を続けていました。
経理や税務の管理体制には大きな課題があり、それが「業務が属人的になっている」という問題でした。
長年同じ担当者が経理や税務関連業務を担っており、実務は問題なく進んでいましたが、その反面次のような状況が生まれていました。
- 業務の進め方が担当者しか分からない
- 書類管理や処理方法が口頭ベースになっている
- 担当者不在時に対応が止まってしまう
- 経営者自身が流れを把握できていない
- 引き継ぎが難しい状態になっている
経理・税務に関わる業務は多岐にわたるため、業務フローが整理されていないと、管理体制が不安定になりやすくなります。
日常業務は回っているものの、もし担当者が急に休んだらどうなるのか、このままでは会社として危険ではないかという不安が大きくなっていました。
今後の事業継続を見据え、誰でも対応できる体制を作りたいという思いから、税理士の紹介をご希望されました。
業務フローを整理し、誰でも対応できる体制へ
経理業務の整理や標準化支援に強い税理士事務所をご紹介しました。人に依存しない管理体制づくりの経験が豊富な税理士事務所で、これまでの実例など交えてアドバイスも受けられました。これまでとがらっと異なる体制を作れると感じ、早速税理士事務補のサポートを受けることを決められました。
顧問契約後、税理士は日々の処理の流れや書類管理方法、月次・決算時の対応内容、担当者しか把握していない作業などを整理したうえで、次のような改善を進めました。
- 業務フローを可視化して整理
- 作業手順を簡易マニュアル化
- 書類保管ルールを統一
- 月次業務のスケジュールを明確化
- 確認ポイントを共有できる仕組みを構築
- 経営者も数字を把握できる環境を整備
こうした仕組み作りが行われ、担当者任せの状態から会社全体で管理できる体制を作ることが出来ました。
業務の流れが誰でも分かるようになった、引き継ぎへの不安が軽減されたといった点が大きく変わったようです。
税務対応を標準化したことで経理業務は特定の人に依存するものではなく、組織として安定的に運用できる体制へと変わりました。
まとめ
税務や経理業務が属人的になると、担当者への依存度が高まり、組織としてのリスクにつながります。特に製造業のように業務量が多い企業では、標準化された管理体制が欠かせません。
業務整理と標準化支援に強い税理士事務所が体制作りに入ったことで、誰でも対応できる安定した体制を整えることができました。業務の流れが見えるようになったことが、大きな安心につながっています。
経理や税務は一人の経験だけで支えるものではありません。専門家とともに業務を整理し仕組みとして整備することで、会社全体の安定と成長につなげることができます。