埼玉県三郷市で物流業を営む企業様より、「経理の処理方法が担当者ごとに異なり、社内のルールが曖昧になっている」というご相談をいただきました。
担当者によって処理方法が異なり、経理業務に混乱が生じていた
埼玉県三郷市で物流業を営み、法人向けの配送や物流業務を中心に事業を展開し、年商8,700万円規模まで成長していました。
取引先や配送件数が増えるにつれて従業員も増え、会社としての規模が大きくなっていましたが、経理体制は以前の小規模な頃の運用をそのまま続けていました。
そのため、経理業務について明確な社内ルールが決まっていないことが課題になっていました。
- 経費精算の方法が担当者によって異なる
- 領収書や請求書の提出時期が統一されていない
- 書類の保管場所が複数に分かれている
- 同じ取引でも処理方法が変わることがある
- 月末になると確認作業や修正が集中する
物流業では、燃料費、車両関連費、高速道路料金、外注費など、日常的にさまざまな経費が発生します。複数の従業員が経費を使用するため、ルールが曖昧なままでは経理担当者への確認作業が増えてしまいます。
領収書に必要な情報が記載されていなかったり、経費精算の提出が月末に集中したりすることで、経理担当者の負担が大きくなっていました。経理担当者自身も「これまでこうしてきたから」という経験に基づいて処理している部分が多く、新しい担当者へ引き継ぐ際に説明しづらい状態でした。
経営者様としても、日常の経理処理までは細かく把握できておらず、「担当者が変わったときに同じように業務を続けられるのか」という不安を感じていました。
会社の規模が大きくなる中で、個人の経験や判断に依存する経理体制から脱却し、会社として統一された仕組みを作る必要性を感じ、税理士の紹介をご希望されました。
経理業務を可視化し、誰でも同じ流れで対応できる体制へ
企業の経理フロー改善や業務標準化を得意とする税理士事務所をご紹介しました。
この税理士事務所では税務申告だけを行うのではなく、日常の経理が正確かつ効率的に進む仕組みを作ることを重視しており、サポート経験も豊富にありました。実際にどのようなサポートが行われるか話も聞いた上で、この事務所となら安心してお付き合いができると感じていただき、顧問としてお付き合いがスタートしました。
まず税理士事務所で行ったのが、現在の経理業務の洗い出しです。誰が、いつ、どのような資料を準備し、どのような手順で処理しているのかを確認しました。そのうえで、次のような改善を進めました。
- 経費精算の締め日と提出方法を統一
- 領収書や請求書の保管ルールを明確化
- よく発生する取引の処理方法を統一
- 担当者ごとの業務を一覧化
- 月次処理のスケジュールを整理
- 判断に迷う取引を税理士へ確認できる体制を構築
特に効果があったのは、誰が担当しても同じ手順で処理できる状態を目指して業務を整理したことです。それまで口頭で伝えていた内容についても簡単なルールとして共有し、経理担当者だけでなく、経費を使用する従業員にも提出方法を周知しました。
その結果、月末になって大量の書類を確認したり、不足している情報を担当者へ何度も確認したりする作業が減っていきました。処理方法が統一されたことで月次の数字も以前より整理しやすくなり、経営者様が会社の状況を確認するタイミングも早くなりました。、
- 経理担当者の負担が軽くなった
- 書類の確認や修正作業が減った
- 担当者が変わっても引き継ぎやすくなった
- 社内全体で経理の流れを共有できるようになった
という声もいただきました。
経理ルールを明確にしたことで、特定の担当者の経験に頼る体制から、会社として安定的に運用できる体制へと変わりました。
まとめ
企業の成長に伴って取引量や従業員数が増えると、これまで問題なく行えていた経理方法でも、確認作業や処理の遅れが発生しやすくなります。特に物流業のように日々多くの経費が発生する業種では、社内ルールを明確にすることが重要です。
今回の事例では、経理体制の整備に強い税理士事務所とお付き合いすることで、経費精算や書類管理、月次処理の流れを整理し、担当者が変わっても安定して運用できる体制を整えることができました。
経理業務を個人の経験に頼るのではなく、会社の仕組みとして整えることで、業務負担を軽減しながら事業拡大にも対応しやすい経営基盤を作ることができます。